Pemkab Simalungun Menggelar Penciptaan dan Penggunaan Arsip Dinamis

SIMALUNGUN | KopiPagi : Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Simalungun melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip, menggelar kegiatan penciptaan dan penggunaan arsip dinamis bagi perangkat daerah dan Badan Usaha Milik Daerah (BUMD) di lingkungan Pemkab Simalungun, Senin (18-09-2023).

Giat ini berlangsung di Balei Harungguan Djabanten Damanik Kantor Bupati Simalungun Pamatang Raya yang dibuka secara resmi oleh Bupati Simalungun diwakili Sekda Esron Sinaga.

Kadis Perpustakaan dan Arsip, Afdoli dalam laporkan menyampaikan,  bahwa kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan wawasan serta kemampuan dalam pengelolaan arsip, dan menciptakan SDM yang kompetensi di bidang kearsipan.

Kegiatan ini juga bertujuan agar terkelolanya arsip dengan baik bagi perangkat daerah, dan BUMD di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Simalungun.

Peserta yang mengikuti sebanyak 140 orang terdiri dari unsur Kasubbag Tata Usaha dan Pengelola Arsip dari setiap perangkat daerah dan BUMD Kabupaten Simalungun, dengan narasumber berasal dari Arsip Nasional Republik Indonesia (Anri).

Bupati Simalungun dalam sambutan tertulisnya yang di bacakan oleh Sekda menyampaikan, dengan disahkannya UU Nomor: 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan PP Nomor: 28 Tahun 2012 tantang Pelaksanaan UU Nomor: 43 Tahun 2009, merupakan lompatan besar bagi dunia kearsipan di Indonesia.

Undang undang ini memberikan kesan komprehensif untuk dapat mendorong agar komponen bangsa mulai dari birokrasi, organisasi politik dan ormas sampai masyarakat luas dapat menghargai bidang kearsipan yang selama ini di pandang sebelah mata.

“Kegiatan ini saya pandang sebagai media yang strategis untuk memasyarakatkan kearsipan di bawah payung hukum UU Nomor: 43 Tahun 2023 dan PP Nomor: 28 Tahun 2012, kata Bupati.

Untuk itu, kepada peserta diminta agar mengikuti kegiatan ini dengan serius seksama, sehingga diharapkan peserta mampu menata arsip dan mengaplikasikannya di lingkungan kerja masing-masing untuk selanjutnya dapat menyerahkan asrip statis ke lembaga kearsipan.

Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Pengelolaan arsip dinamis meliputi : Arsip vital, merupakan arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip aktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. Arsip inaktif, merupakan arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.

Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat :

Tata naskah dinas, adalah pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

Klasifikasi arsip, adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

Jadwal retensi arsip, yang disusun berdasarkan pedoman retensi arsip yang telah dibuat. Pedoman retensi arsip merupakan ketentuan dalam bentuk petunjuk yang memuat retensi arsip masing-masing urusan pemerintahan yang menjadi dasar dalam penyusunan jadwal retensi arsip di setiap lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD.

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip, yang disusun sebagai dasar untuk melindungi hak dan kewajiban pencipta arsip dan public terhadap akses arsip. Sebagai salah satu sumber informasi, arsip harus mudah diakses oleh publik, namun untuk pertimbangan keamanan dan melindungi fisik arsip maka perlu diatur ketentuan tentang pengamanan dan akses arsip dinamis.
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional. *Kop.
Editor : Nilson Pakpahan.

Pemkab Simalungun melalui Dinas Perpustakaan dan Arsip, menggelar kegiatan penciptaan dan penggunaan arsip dinamis.. Ist.